Polen ist heute einer der wichtigsten Beschaffungs- und Kooperationsmärkte für den deutschen Mittelstand. Geografische Nähe, wettbewerbsfähige Preise, qualifizierte Fachkräfte, EU-Mitgliedschaft – die Argumente für die Zusammenarbeit mit polnischen Unternehmen sind stark und gut bekannt. Tausende deutscher Unternehmen – von Komponentenherstellern über Großhändler bis zu Bau- und Transportunternehmen – schließen regelmäßig Geschäfte mit polnischen Geschäftspartnern, und in den meisten Fällen verläuft diese Zusammenarbeit reibungslos.
Probleme entstehen jedoch dann, wenn eine Transaktion ausschließlich auf Vertrauen beruht und die Entscheidung über die Zusammenarbeit ohne grundlegende Prüfung des Partners fällt. In solchen Fällen sind die Verluste mitunter empfindlich – nicht weil der polnische Markt besonders riskant wäre, sondern weil jeder Markt Risiken birgt, die von außen nicht erkennbar sind, wenn man nicht aktiv nach ihnen sucht.
Dieser Artikel beschreibt zwei wiederkehrende Szenarien, in denen deutsche Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit polnischen Geschäftspartnern Geld verlieren. Jedes davon lässt sich vermeiden – vorausgesetzt, die Prüfung des Partners erfolgt vor und nicht nach Eintritt des Schadens.
Szenario 1: Schaden auf der Baustelle – und keine Kenntnis darüber, von wem Schadensersatz zu verlangen ist
Szenario 1: Schaden auf der Baustelle – und keine Kenntnis darüber, von wem Schadensersatz zu verlangen ist
Wie das in der Praxis aussieht
Ein deutsches Bauunternehmen beauftragt einen polnischen Subunternehmer mit Ausbauarbeiten an einem Objekt in Deutschland oder in Polen. Nach einigen Monaten treten Mängel zutage – eine fehlerhafte Abdichtung, eine mangelhaft ausgeführte Installation, Schäden, die kostspielige Nacharbeiten erfordern. Das Unternehmen versucht, die Mängel zu rügen und den Schaden beheben zu lassen, stößt jedoch auf eine Mauer:
- Der Subunternehmer hat die Firmenbezeichnung der Gesellschaft geändert oder wurde aus dem Register gelöscht.
- Die Person, mit der verhandelt wurde, ist nicht mehr mit dem Unternehmen verbunden – und haftet nicht persönlich.
- Der Vertrag wurde mit einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung und minimalem Kapital geschlossen, die über kein für die Deckung der Ansprüche ausreichendes Vermögen verfügt.
Warum die Prüfung vor der Vertragsunterzeichnung von Bedeutung ist
In der Baubranche, in der Vertragswerte mehrere hunderttausend Euro erreichen und Mängel erst nach vielen Monaten zutage treten können, ist die Prüfung des Geschäftspartners vor Beginn der Zusammenarbeit keine Formalität – sie ist ein Element des Projektrisikomanagements.
Die zentralen Fragen, die Sie vor der Unterzeichnung des Vertrags stellen sollten:
- Wie lange ist die Gesellschaft tatsächlich tätig? (Es geht nicht um das Datum der Eintragung – es geht um die tatsächliche operative Historie.)
- Wer haftet für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft, und ist diese Haftung durchsetzbar?
- Verfügt die Gesellschaft über Vermögen, aus dem sich Ansprüche wirksam durchsetzen lassen?
Diese Fragen beantwortet weder die Website des Geschäftspartners noch der übliche Geschäftsverkehr. Die Antworten erfordern die Analyse der Registerdaten, der Eigentümerstruktur und der finanziellen Situation – also genau das, was die Leistung Melstrom Risk Check umfasst.
Mehr dazu, welche Warnsignale vor dem Warenversand oder dem Beginn der Arbeiten Aufmerksamkeit verdienen, beschreiben wir im Artikel über Warnsignale in der Zusammenarbeit mit einem polnischen Geschäftspartner.
Szenario 2: Zusammenarbeit mit einem Unternehmen aus einer regulierten Branche ohne Prüfung der Berechtigungen
Szenario 2: Zusammenarbeit mit einem Unternehmen aus einer regulierten Branche ohne Prüfung der Berechtigungen
Wie das in der Praxis aussieht
Ein deutscher Importeur beauftragt ein polnisches Unternehmen mit der Abfallbehandlung, dem Schrottankauf oder dem Transport gefährlicher Stoffe. Die Zusammenarbeit dauert Monate, mitunter Jahre. Irgendwann – meist bei einer Kontrolle durch die Aufsichtsbehörden – stellt sich heraus, dass der polnische Geschäftspartner:
- nicht über die erforderliche Konzession oder Genehmigung für die betreffende Tätigkeit verfügt.
- eine Genehmigung besaß, die jedoch abgelaufen und nicht verlängert worden ist.
- eine Tätigkeit ausübt, die über die vorhandenen Berechtigungen hinausgeht.
Die Folgen für das deutsche Unternehmen können gravierend sein: Bußgelder, Verantwortlichkeit für die nicht ordnungsgemäße Abfallbewirtschaftung, Reputationsverlust und im Extremfall die strafrechtliche Verantwortlichkeit der Führungspersonen.
Regulierte Branchen erfordern eine zusätzliche Prüfungsebene
Die übliche Registerprüfung – die Kontrolle des Nationalen Gerichtsregisters (KRS), der polnischen Steueridentifikationsnummer (NIP) und des Umsatzsteuerstatus – genügt bei Geschäftspartnern aus regulierten Branchen nicht. Hier ist der Rückgriff auf Spezialregister erforderlich: das polnische Abfallwirtschaftsregister BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami), die Konzessionsregister der Energieregulierungsbehörde (Urząd Regulacji Energetyki, URE), das Verzeichnis der Straßenverkehrsunternehmer und weitere.
Für einen deutschen Unternehmer, der das polnische Regulierungssystem nicht kennt, ist die eigenständige Prüfung dieser Berechtigungen eine schwierige und zeitaufwendige Aufgabe. Melstrom Intelligence führt solche Prüfungen im Rahmen der Leistung Compliance-Prüfung für regulierte Branchen durch, die die Bestätigung der aktuellen Berechtigungen des Geschäftspartners in den einschlägigen Branchenregistern umfasst.
Fazit – die Prüfung ist kein Kostenfaktor, sondern Teil der Kalkulation
Fazit – die Prüfung ist kein Kostenfaktor, sondern Teil der Kalkulation
Verluste durch unzuverlässige Geschäftspartner übersteigen die Kosten ihrer vorherigen Prüfung stets um ein Vielfaches. Das gilt für jeden Markt – den polnischen, den deutschen, jeden anderen. Der Unterschied besteht darin, dass die Prüfung eines Geschäftspartners auf einem Markt, dessen Sprache und Rechtssystem wir kennen, einfacher ist. Auf einem fremden Markt benötigen wir Werkzeuge und Kompetenzen, die auf dessen Besonderheiten abgestimmt sind.
Melstrom Intelligence ist ausschließlich auf den polnischen Markt spezialisiert. Wir sind weder eine Rechtsanwaltskanzlei noch eine Detektei oder ein Inkassounternehmen. Wir liefern verlässliche Informationen über polnische Gesellschaften und ihr geschäftliches Umfeld – damit unsere Kunden bessere Entscheidungen treffen können.
Wenn Sie eine Transaktion mit einem polnischen Geschäftspartner planen und wissen möchten, mit wem Sie es zu tun haben – beginnen Sie mit der kostenlosen Prüfung des Unternehmens. Wenn Sie eine tiefergehende Analyse benötigen oder Fragen zu einer konkreten Situation haben – kontaktieren Sie uns.
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